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优势职场人的工作汇报术

来源:西安金领人才网 时间:2018-08-26 作者:西安金领人才网 浏览量:

懂得汇报工作是每个职场人的必备技能,我们每天都要进行多次的工作汇报,懂得正确的汇报工作会给你的职场加分增色,那么我们该如何进行工作汇报呢?

  一、何时该进行工作汇报?

  1.事前汇报

  事前汇报就是针对“我打算用什么方法去完成某个事情,得到某种结果”进行汇报。领导听取汇报后,如果发现你的方法或目标有不妥、有偏差,会及时提醒你。如果领导觉得没问题,就会简短告知你去做就可以了。

  2.事中汇报

  事中汇报主要是汇报进度,领导清楚进度后,事情做到什么了什么程度,在不在可控范围内,需不需要支援你等等问题做到了心中有数,事情就能得到顺利开展。

  3.事后汇报

  事后的汇报就是汇报成果,工作到期后,做出了什么成果,不管是好是坏,及时的汇报给领导。事后汇报切记要及时,不要出现领导来问工作的情况。员工养成良好的汇报习惯,主动的汇报,就会极大的提升部门的整体工作效率。避免领导反复的跟、催、要工作结果的情况。

  二、如何汇报工作?

  除了要明白何时汇报工作,很重要的内容还有该如何汇报工作?或者说汇报工作到底要汇报哪些内容呢?太长的汇报,领导没时间听,太短的又怕说不清楚内容。那到底该怎么做呢?

  1.汇报工作请先说结论

  汇报工作,请先汇报你的结论。在1分钟之内说出你的的结果和结论,之后再汇报具体内容。

  领导安排小王去询问周五会议的准备情况,确认是否可以按时开展,小王回来这样汇报到:

  领导,我已经了解情况了,材料部许经理周五有会议要参加,而营销部李总监因为家中有事情需要请假,周五会议室招商部约了客户要进行现场演示和谈判;设计部周五也安排了部门工作会议要开。所以,您看这会议怎么安排呢?领导听了这样的汇报,一头雾水套来绕去,决策效率自然就很低。

  如果按照汇报工作的第一个原则:先汇报结果来的话。就会是这样的:

  领导:周五会议的时间可能需要调整(先亮结论),原因是(再说原因):

  Ø1. 材料部许经理和营销部李总监都有事不能参加

  Ø2. 而周五会议室招商部已经约了客户要使用

  Ø3. 另外设计部周五也要安排部门会议。

  领导听了汇报后,点头说道:那再和他们协调时间,重新安排吧!领导是根据员工所提供的客观信息来进行汇报的,员工说的逻辑清晰,有理有据,领导决策自然就轻松、准确。可见养成良好的汇报习惯是非常重要的。

  先汇报结论再汇报具体内容和原因的好处还在于,很多事情领导只需要知道结论就可以了,下属罗里吧嗦说半天,其实领导想要知道的只是结论而已,这样的汇报习惯还是不要养成才好。

  2.汇报要有客观的数据和事实

  汇报内容必须要客观、讲事实,有一说一,有二说二,不要空谈瞎讲。比如一次招聘汇报,

  小李给领导汇报这次去校园招聘的情况这样汇报:领导,这次校园招聘会取得了不错的效果,口碑也很好,校方也很满意、很支持,我觉得以后可以多搞几次。领导听后,仍是半信半疑,因为他没有可靠和有力的事实和数据来支撑他做决策,是否大力投入。心中也是有一连串的疑惑:效果不错体现在哪里?口碑很好好到什么程度?校方满意和支持是什么意思?

  而作为汇报者,就应该把这些疑惑从自己这里解决掉,根据有数据讲事实的原则,汇报应该是这样:

领导,这次校园招聘会还是比较成功的!我统计了一下,我们用了一上午的时间,共有285位求职者做了现场登记,其中有100位填写了求职申请单,通过电话邀约后,目前有56名会在接下来的一周之内分别到公司参加面试。另外,学校就业指导中心的领导还视察和本次招聘并在我们展会前和我们交流了相关工作,并表示希望我们以后再次参加本校招聘。领导听了这样的汇报,有明确的数字,有客观的事实做支撑,领导当即决定:以后要继续保持和学校的交流,有组织校园招聘,就要积极去参加。

  3.汇报工作前,请准备好解决/备选方案

  相信“让领导做选择题,而不要让领导做问答题”已经是职场人的共识了吧,优秀的员工从来不会问领导,该怎么做!而是问领导,您看是用A方案好,还是B方案好?或者是您看这样行不行等等。

  很多员工一遇到问题,就习惯性的找领导解决,这样即不利于员工的成长,也给领导额外增加了很多的负担。所以下属遇到问题要请示和求助领导时,请至少准备好几个备选方案,实在不行,哪怕准备一个也可以,至少证明你事先已经动脑筋思考过了。如果毫无准备的就找到领导,只会是自讨没趣,甚至是一顿臭骂。(自行脑补愤怒的领导:我请你来是解决问题的,不是请你来告诉我问题的!)近期有员工反复给小王反应食堂饭菜标准太低,建议提高公司餐标,下午发现正好在办公室,小王就跑进去,把情况反应给领导,并说道:领导我们的食堂伙食其实我觉得已经不错的,可是他们一直在反应问题,你看这怎么办才好呀?”领导想了想,沉脸说到:你的解决办法呢?如果没有想到,那就回去想,想好了再来找我!小王不解的走出了领导办公室。

  根据汇报工作的第三个原则,汇报前准备好解决方案,这次汇报就应该是这样:领导,最近有员工反应食堂餐标太低,建议我们提高食堂餐标。我具体和反应的情况的同事做了下了解,看样子只是个别人员。保险起见,我下来再做一个系统的调查,确定是个别人,还是集体都反应这个情况,如果确定是个别人我们就做沟通解决,如果是集体,那我把他们的建议整理成方案再汇报给您,您看可以吗?

  这样,领导就只需要回答可以还是不可以就可以,即便你的方案领导觉得不行,他也不会怪你,因为你已经主动思考了,而且已经有了具体方案,只是方案欠妥,领导只需要在你的方案上完善或者是提醒你注意哪些方面就可以了。

  掌握好以上三个汇报的原则,可以帮助你在职场中少走很多弯路,变得越来越好。你GET到了吗? 


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